Si un employeur omet de demander une carte d’ayant droit pour l’une ou l’autre raison, l’organisme syndical de paiement a autorité pour intervenir à la place de l’employeur afin d’accomplir lui-même les démarches nécessaires pour obtenir une carte d’ayant droit (FM16). Ceci est bien une situation exceptionnelle.

Les différentes étapes à suivre sont :

1. L’organisme syndical de paiement constate que l’employeur n’a pas encore donné la carte d’ayant droit à l’ouvrier. À ce moment-là, il adresse un rappel écrit (lettre – fax – e-mail) à l’employeur et lui rappelle ses obligations. Si l’employeur n’a pas réagi à cette lettre (fax – e-mail) après une semaine, l’organisme syndical de paiement peut faire la demande d’émission de la carte d’ayant droit à l’aide du formulaire FM16, et ce par l’intermédiaire de la centrale professionnelle au Secrétariat National du FSEFM. À cet effet, l’organisme de paiement doit joindre une copie de la lettre précitée à l’employeur (exceptionnellement, une déclaration du responsable de l’organisme de paiement peut suffire - le Secrétariat National du FSEFM examinera l’affaire de manière plus approfondie - le traitement de toute la procédure sera toutefois sensiblement ralenti de ce fait). Il est également à conseiller d’ajouter une attestation de la mutualité en cas de maladie. En cas de chômage complet, il est obligatoire d’ajouter les justificatifs nécessaires, notamment une copie du contrat ou copie du C4 ou déclaration de l’employeur après contrat à durée déterminée/travail déterminé. En cas de fin du contrat pour cause de force majeure pour raisons médicales une copie C4 et une copie C2.
2. Le formulaire FM16 avec annexe(s) parvient au Secrétariat National du FSEFM. Il commence un examen de la procédure suivie ainsi que de la carte demandée. Si le dossier n’est pas complet (FM16 sans copie de la lettre ou de la déclaration), la demande est immédiatement réexpédiée et considérée comme non avenue. S’il s’avère que la carte d’ayant droit demandée existe déjà dans le fichier du FSEFM, l’organisme syndical de paiement en sera averti. Le dossier est clôturé à ce moment-là.
   Toutefois, si la carte ne figure pas dans le fichier et si les justificatifs nécessaires ont été joints au formulaire FM16 (copie C4, attestation de la mutualité…), le Secrétariat National du FSEFM peut procéder immédiatement à l’émission de la carte d’ayant droit, et ce selon les procédures normales. Dès qu’un numéro de carte unique a pu être attribué, la carte d’ayant droit demandée peut être transmise à l’organisme syndical de paiement. 
   Cependant, si les pièces justificatives n’ont pas été jointes au formulaire FM16 (uniquement une copie de la lettre ou de la déclaration) lors de la demande de FM04 et FM44, le Secrétariat National du FSEFM doit contacter lui-même l’employeur afin de consulter plusieurs données nécessaires comme l’ancienneté, le motif de l’incapacité de travail, la date effective de prise en cours de l’événement, etc.
   Dès que l’employeur y a répondu, et ce au plus tard 3 semaines après l’expédition de la lettre visée, le Secrétariat National du FSEFM prend une décision et :
   1. procède à l’émission de la carte d’ayant droit, et ce selon les procédures normales. Dès que le numéro de carte unique a été attribué, la carte d’ayant droit demandée pourra être transmise à l’Organisme Syndical de Paiement.
   2. ne procède pas à l’émission de la carte d’ayant droit s’il estime à ce moment-là ne pas disposer des justificatifs nécessaires pour émettre en son âme et conscience la carte d’ayant droit demandée. Dans ce cas-là, le dossier complet sera soumis à l’instance compétente du FSEFM. 

La décision prise sera ensuite notifiée à l’organisme syndical de paiement.

Si l’employeur n’a pas répondu dans le délai convenu de 3 semaines (= 15 jours ouvrables), le dossier est immédiatement soumis à l’instance compétente du FSEFM.

La décision prise sera ensuite notifiée à l’organisme syndical de paiement.

Attention ! À partir du 01/01/2016, toutes les demandes FM16 pour obtenir une carte FM11, FM61, FM20, FM70, FM29 et FM79 sans les justificatifs nécessaires ont été refusées immédiatement. L’organisme de paiement pourra redémarrer la procédure dès qu’il disposera des justificatifs nécessaires. 

ATTENTION : Cette procédure peut être complètement automatisée via Fonds.Net